מתכון: עוזר אישי ל-Gmail וליומן לעסק קטן
בוט אחד שמסדר את המייל והיומן, מסכם כל בוקר ומכין טיוטות תשובה בעברית. שום מייל לא יוצא בלי לחיצה שלכם.
בקצרה
- מחברים את Gmail ואת יומן Google מ-Connect apps. עם Outlook זה עובד באותה צורה.
- כל מייל שהבוט מכין מגיע ככרטיס טיוטה: Send Email או Discard.
- כדי להיות בטוחים, מוסיפים גם כלל Ask first לכל מייל חיצוני.
- שגרת בוקר אחת: סיכום של מה דחוף, מה מחכה לכם ומה ביומן היום.
- מתחילים בקריאה וסיכום בלבד, ורק אחרי שבוע מוסיפים טיוטות תשובה.
בעמוד הזה
מה צריך
- גרוק בוט מחובר (התקנה).
- חשבון Gmail ויומן Google (או Outlook).
- עשר דקות להגדרה, ושבוע של מעקב.
מתוך השימוש שלנו
זה המבנה שעובד אצלנו ב-Lovelace Loom: בוט אחד למייל וליומן, כל מייל יוצא דרך טיוטה, ומיילים בעברית נשלחים מיושרים לימין.
שלב 1: מחברים את Gmail והיומן
- פותחים Connect appsבסרגל הצד.
- מחפשים Gmail ולוחצים Add.ההתחברות נפתחת בדפדפן. מאשרים עם החשבון הנכון.
- חוזרים על זה עם יומן Google(או Outlook).
שלב 2: יוצרים את הבוט
יוצרים בוט חדש (New ← Create new Bot) עם התיאור הזה. התאימו את מה שבסוגריים:
שם: נועה תפקיד: מייל ויומן של [שם העסק] תיאור: את אחראית על תיבת ה-Gmail ועל יומן Google שלי. - כל בוקר את מסכמת: מה דחוף היום, מה מחכה לתשובה שלי, ומה ביומן. - את מכינה טיוטות תשובה בעברית, קצרות ומנומסות, בטון שלי. כל מייל נשאר טיוטה עד שאני מאשר. - מיילים בעברית נשלחים כ-HTML עטוף ב-div עם dir="rtl". - לא מוחקת מיילים, לא נרשמת לשום דבר ולא משלמת. - לא קובעת, מזיזה או מבטלת פגישות עם אנשים אחרים בלי לשאול. - כשמשהו לא ברור, שואלת שאלה אחת קצרה.
שלב 3: גדר בטיחות
הטיוטות הן שכבת הגנה אחת. כדאי להוסיף שנייה:
- פותחים Settings ← General ← Auto-review.
- מוסיפים כלל Ask firstלמשל: "Ask first before sending any external email".
זהירות
הבוט יכול לקרוא קודי התחברות שמגיעים למייל המחובר, כדי להשלים התחברות לאתרים. זה נוח, אבל זו גם סיבה טובה לחבר רק את התיבה שבאמת צריך.
שלב 4: שגרת בוקר
כתבו לבוט:
צרי שגרה: בכל יום א׳ עד ה׳ ב-07:45 שעון ישראל, סכמי לי כאן את המיילים שהגיעו מאז אתמול ב-18:00 ואת היומן של היום. שלושה חלקים: "דחוף", "מחכה לתשובה שלי", "ביומן היום". בלי לשלוח ובלי למחוק. אם אין גישה ל-Gmail או ליומן, כתבי שזה נכשל.
לפני ההפעלה, הריצו Test run ובדקו את התוצאה. ראו המדריך לשגרות.
שלב 5: טיוטות תשובה
אחרי שבוע שבו הסיכומים מדויקים, מוסיפים טיוטות. למשל: "הכיני טיוטות תשובה לכל המיילים בחלק ׳מחכה לתשובה שלי׳".
כל טיוטה מופיעה בשיחה ככרטיס New Email. קוראים, מתקנים אם צריך, ולוחצים Send Email או Discard. אפשר לעשות את זה גם מהטלפון.
טיפ
ביקשתם תיקון? אמרו לבוט לזכור אותו, למשל "תמיד לסיים ב׳בברכה, [שם]׳". ככה הטיוטות משתפרות עם הזמן.
יומן: מה לבקש
- "מה יש לי מחר, ואיפה יש חלון של שעה פנויה?"
- "תזכירי לי יום לפני כל פגישה עם לקוח חדש, עם סיכום של המיילים שלנו."
- "הכיני טיוטת מייל ללקוח עם שלוש אפשרויות לפגישה בשבוע הבא." (המייל נשאר טיוטה.)
אירועים של יום שלם אמורים להופיע בתאריך הנכון, והבוט בודק גם ביומנים האחרים שלכם לפני שהוא אומר שאירוע חסר (לפי v0.70.2).
בדקו את עצמכם
1. מה הסדר המומלץ להכנסת עוזר מייל?
- א מיד לתת לו לענות ללקוחות לבד
- ב קודם קריאה וסיכום, אחר כך טיוטות לאישור, ורק בסוף לשקול אוטומציה
- ג קודם למחוק מיילים ישנים
הצגת התשובה
התשובה הנכונה: ב. התיעוד הרשמי ממליץ להתחיל במשימות קריאה ובטיוטות, ולהשאיר שליחה, מחיקה וקנייה מאחורי אישור.
שאלות נפוצות
הבוט יכול לשלוח מיילים בלי לשאול?
יש בכרטיס הטיוטה אפשרות Disable drafts for this Bot, שגורמת לבוט לשלוח ישירות. אנחנו ממליצים לא להפעיל אותה בבוט שכותב ללקוחות. השאירו טיוטות והוסיפו כלל Ask first.
המייל יוצא עם החתימה שלי?
לפי ה-changelog, טיוטות Gmail משתמשות בכתובת השולח הברירת-מחדל שלכם ומוסיפות את החתימה שלכם. אם יש לכם כמה כתובות שולח מאומתות, מופיעה בחירת From.
זה עובד גם עם Outlook?
כן. מאז ספטמבר 2026 אפשר לקבל טיוטה של מייל חדש בשיחה ולשלוח אותה מחשבון Outlook.
לבוט יכולה להיות כתובת מייל משלו?
כן, מגרסה 0.70. בוט יכול לקבל כתובת מייל משלו ולקבל אליה דואר, ומיילים שהוא שולח ממנה מחכים לאישור שלכם בכרטיס טיוטה.
מקורות
נבדקו ב-18.10.2026. מה שבדקנו בעצמנו מסומן "בדיקה שלנו".